Langit Tujuh Group

Laporan Hasil Acara Temu Akbar MPZ dengan Cabang

Dibuat oleh : Imam Baihaqi

 

Selasa, 13 November 2012

Lokasi     :

Gedung Asri Medical Center Yogyakarta

 

Agenda    :

Rapat koordinasi dan evaluasi MPZ dengan DD

 

Hasil                        :

Acara temu akbar MPZ dan cabang merupakan koordinasi antara semua MPZ dengan pimpinan cabang DD. Dalam acara ini Pak Ahmad Juwaini ingin menyampaikan kebijakan baru mengenai tata kelola MPZ yang telah disepakati pada saat rapat MPZ dengan beberapa divisi DD (Pengjar, CRM, Keuangan, QMS). Akan tetapi, mendadak beliau tidak bisa hadir karena ada agenda yang tidak dapat ditinggalkan. Oleh karena itu, hasil rapat dibuat SK yang ditandatangani oleh Pak Ismail dan Pak Ahmad untuk disosialisasikan kepada seluruh MPZ pada saat acara.

 

Berikut adalah isi SK nya :

 

Menimbang :

 

  1. Penjelasan mengenai progres report Mitra Pengelola Zakat (MPZ) Dompet Dhuafa berikut masalah-masalah yang terjadi di lapangan berkaitan dengan berbagai divisi terkait yaitu Pengembangan Jaringan, Keuangan, dan CRM, dimana pada intinya, kendala utama yang terjadi adalah peran cabang yang kurang teroptimalkan dalam kerjasama kemitraan MPZ.
  2. Cabang Dompet Dhuafa belum bisa berperan sebagai koordinator dalam menangani MPZ karena memang selama ini MPZ proses pelaporannya langsung ke pusat.
  3. Perlakuan donatur di MPZ juga belum disamakan dengan donatur DD di pusat, juga pelaporan keuangan masih belum diseragamkan di masing-masing MPZ.
  4. Rencana pengembangan jaringan pengelola zakat (JPZ) DD yang meliputi Cabang, Perwakilan, Wara Sosial, dan MPZ pada masa yang akan datang.

 

Memutuskan :

 

  1. MPZ menginduk dan berada dibawah koordinasi cabang. Cabang memiliki kewenangan untuk mengembangkan jaringan MPZ di wilayah kerjanya. DD Pusat sebagai koordinator nasional MPZ yang menangani sistem nasional dan juga ikut mengembangkan jaringan MPZ di berbagai wilayah. Bisa dimungkinkan DD pusat membantu biaya operasional cabang untuk pengembangan MPZ.
  2. Lingkup wilayah operasional MPZ dibatasi dalam lingkup kecamatan, kecuali MPZ berbasis perusahaan. Untuk MPZ berbasis perusahaan dengan jumlah karyawan minimal 500 orang, maka tidak ada batasan regional kecamatan.
  3. Untuk MPZ wilayah Jabodetabek, maka lingkupnya diserahkan kewenangannya kepada area manajer LAZ untuk mengelolanya, dengan sistem yang dapat menunjang target area.
  4. Diluar dana zakat, infak, dan wakaf, MPZ tidak boleh menggunakan nama DD dalam menghimpun dana, misalkan dalam mengakses dana CSR perusahaan.
  5. Cabang DD punya hak 2,5% dari perolehan dana MPZ yang akan digunakan sebagai dana pendampingan dan monitoring MPZ. Adapun sisa dana operasional (12,5% – 2,5% = 10%) menjadi dana operasional bagi MPZ.
  6. 20% dari dana program pendayagunaan menjadi kewenangan DD Pusat /Cabang untuk dimanfaatkan sebagai program penyaluran di daerah MPZ tersebut.
  7. Perlakuan donatur MPZ diseragamkan dengan donatur DD dengan format yang sama dari CRM DD.
  8. Laporan keuangan akan diseragamkan berdasarkan format keuangan yang ditentukan dari bagian keuangan DD Pusat.
  9. Evaluasi dan perubahan perjanjian kerjasama bagi MPZ yang sudah bekerjasama sebelumnya, akan dilakukan mulai tanggal 1 Januari 2013 dengan penyesuaian perjanjian seperti pada poin-poin di atas.

MPZ yang hadir sejumlah 42, antara lain :

DIY :

  1. Agawe Makmur
  2. Al Azka
  3. Artha Barokah
  4. Bina Ummah
  5. Bringharjo
  6. Dana Insani
  7. Insan Sadar Usaha
  8. Mandiri
  9. Menorah Sejahtera
  10. Subulussalam
  11. Surya Utama

Jatim :

  1. Adil Makmur
  2. Kanindo
  3. Manfaat

Jabar :

  1. Al Falah
  2. Mardlotillah
  3. Barrah

 

MPZ yang hadir sejumlah 42, antara lain :

Jateng :

  1. Al Amin
  2. Al Huda
  3. Al Ikhsan
  4. Al Jam
  5. Alfa Dinar
  6. Amanah Ummah Sukoharjo
  7. An Nur
  8. Artha Karima Prembun
  9. Bahtera
  10. Ben Sejahtera
  11. Bina Insani
  12. Binamas
  13. Bismillah
  14. Fastabiq
  15. Harum Kudus
  16. Harum Pati
  17. Hudatama
  18. Kompotren Walisongo
  19. Kube Colomadu Sejahtera
  20. Marhamah
  21. Muamalat
  22. Republika
  23. Tayu Abadi
  24. Umat Sejahtera
  25. Yaumi

 

Sedangkan cabang yang hadir antara lain :

 

DD Jabar : Hendi Suhendi (Pimcab) dan Wardhana (Manajer Fundraising)

DD Jateng                : Fadillah Rachman (Pimcab)

DD DIY   : Ahmad Paryanto (Pimcab)

DD Jatim : Usep Zainul Arif (Pimcab)

 

Muatan acara inti adalah berikut ini :

 

  1. Sambutan sekaligus perkenalan Direktur LAZ yang baru oleh Ust. Ahmad Shonhaji
  2. Penjelasan progres report dan evaluasi MPZ semester pertama oleh Imam Baihaqi
    1. Memperkenalkan masing-masing pimpinan cabang kepada MPZ
    2. Penjelasan laporan penghimpunan total MPZ berikut program-programnya
    3. Penjelasan jaringan pengelola zakat (JPZ) Dompet Dhuafa dan alur koordinasinya. Cabang, Perwakilan, dan Wara Sosial adalah JPZ tingkat propinsi dan MPZ adalah JPZ tingkat kota/ kabupaten. Alur koordinasinya adalah dari MPZ ke cabang kemudian ke pusat.
    4. Pemaparan isi SK
    5. Sinergi fundraising dan program antara MPZ dan cabang
    6. Tanya jawab dari MPZ kemudian ditanggapi oleh Imam baihaqi, Ust. Shonhaji, dan Pak Samad

Secara garis besar, ada 5 pokok bahasan yang ditanyakan oleh MPZ antara lain :

1)       Bagaimana sistem pelaporan keuangan, sistem SANDRA, dan donatur

Laporan keuangan untuk baitul mal akan diseragamkan sesuai dengan standar DD, untuk laporan penghimpunan secara online tetap dilakukan ke sistem SANDRA seperti biasa. Alur penerimaan donasi akan disesuaikan dengan PSAK 109 yang akan dijelaskan pada saat renstra. Laporan donasi kepada donatur dibuat dalam bentuk laporan konsolidasi yang bersifat rahasia, untuk laporan umum dalam hal program maupun penghimpunan total dapat dibuat dalam bentuk majalah atau buletin.

2)       Kebijakan pemakaian logo DD kenapa tidak diperbolehkan ke perusahaan

Logo DD kenapa tidak diperkenankan ditampilkan pada saat mengakses dana ke perusahaan karena agar ketika terjadi bersamaan antara DD dan MPZ mengajukan proposal pada perusahaan yang sama, pihak perusahaan tidak miss persepsi terhadap lembaga yang pada akhirnya bisa jadi DD dan MPZ sama-sama tidak di acc proposalnya. Alternatif lain adalah, pola fundraising antara MPZ dan cabang disinergikan sehingga hal tersebut di atas tidak akan terjadi.

3)       Tebar Hewan Kurban (THK)

Beberapa MPZ mengeluhkan mengenai program THK karena ada sebagian MPZ yang tidak kebagian jatah kurban dan tidak direspon. Sebelumnya saya sudah koordinasi dengan THK mengenai MPZ dan kemudian saya sampaikan kepada MPZ bahwa untuk menjadi mitra penyalur THK silahkan mengajukan surat permohonan kepada THK maupun cabang terdekat. Nanti THK akan memetakan daerah mana saja yang akan diberikan jatah kurban sesuai dengan jumlah perolehan hewan kurban yang dihimpun.

Dari mitra penyalur yang disetujui, mereka mengeluhkan mengenai perbedaan harga yang cukup jauh dengan harga jualnya sehingga menyulitkan mitra dalam mencari kurban dengan harga tersebut. Selisih harga tersebut dikarenakan harga THK yang dijual di masyarakat sudah termasuk biaya sosialisasi dan operasional. Menanggapi hal itu, DD akan terus berbenah memperbaiki program ini agar semakin bermanfaat bagi masyarakat.

4)       Mengajukan proposal program ke DD bisa apa tidak

Untuk pengajuan proposal silahkan diajukan saja ke cabang untuk diproses dan ditanggapi, tetapi DD tidak memberikan jaminan bahwa semua proposal yang masuk akan dibiayai. Sinergi program dapat dilakukan lebih dalam dengan cabang pada renstra MPZ – cabang.

5)       Bentuk pendampingan yang dilakukan oleh DD ketika MPZ sudah memberikan 2,5% penghimpunan kepada DD, dan bagaimana bila MPZ baru menghimpun dana yang relatif kecil

Bentuk pendampingan yang dilakukan DD kepada MPZ adalah peningkatan kapasitas SDM dan kelembagaan dalam bentuk pelatihan dan rapat koordinasi. Akan dilakukan peninjauan ulang terhadap MPZ yang jumlah penghimpunannya masih kecil.

 

  1. MPZ dibagi sesuai areanya untuk koordinasi dengan pimpinan cabang area masing-masing

Pimpinan cabang berkumpul bersama MPZ di area nya untuk memberikan pengarahan mengenai pola koordinasi dan kerjasama yang akan dibangun antara cabang dengan MPZ. Bisa jadi masing-masing cabang akan berbeda perlakuannya dengan MPZ karena melihat karakteristiknya. Koordinasi antara MPZ dengan pimpinan cabang ini bertujuan untuk mendekatkan MPZ dengan cabang serta menyamakan pandangan dalam pelaksanaan kerjasama MPZ ini.

 

Secara umum, MPZ sepakat bahwa mereka berada di bawah koordinasi cabang. Mengenai hak 2,5% pun tidak ada MPZ yang tidak setuju, hanya saja perlu diatur lagi bagaimana dengan MPZ yang jumlah penghimpunannya masih kecil. Untuk follow up nya, akan dilakukan renstra antara MPZ dengan cabang pada Desember 2012. Namun sebelumnya, perlu dilakukan pelatihan renstra terlebih dahulu kepada MPZ karena sebagian besar mereka belum mengetahui renstra itu apa.

 

Setelah acara temu akbar MPZ-cabang selesai, agenda dilanjutkan dengan rapat internal antara MPZ, divisi pengjar, dan pimpinan cabang di kantor DD DIY. Masing-masing pimpinan cabang memaparkan hasil koordinasi dengan MPZ. Pada intinya, MPZ menginginkan follow up acara ini yaitu pertemuan MPZ dengan pimpinan cabang untuk membahas sinergi program dan fundraising. Oleh karena itu, pada awal desember ini akan dilakukan pelatihan renstra dan PSAK 109 kepada MPZ kemudian dilanjutkan penyusunan renstra antara cabang dan MPZ beberapa waktu setelah pelatihan renstra. Selain itu, juga diperlukan MOU kembali antara DD Cabang dengan MPZ. Hal ini diperlukan kaitannya dalam audit keuangan di masing-masing cabang.

 

 

 

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s